NODA navn

Tromsø Kommune benytter seg av tjenestedesign

Artikkel lånt fra www.tromsø.kommune.no

Ny metodikk former fremtidens hjemmetjenester

Som følge av økonomiske utfordringer innen helse og omsorg, samt en kommende eldrebølge, må fremtidens hjemmetjenester utformes på rekordtid. Allerede fra 1. februar 2019 testes en ny arbeidsmetodikk ved Midtbyen hjemmetjeneste. 

TEKST: Henriette Leine Wangen 

Tromsø kommune ønsker å komme fram til en ny måte å arbeide på i hjemmetjenesten. Med nøkkelord som mestring og selvbestemmelse skal tjenesten endres til å bli smartere, enklere og mer systematisk rettet.
 
Fra juni og fram til i november, har kommunen deltatt i et kurs innen tjenestedesign, arrangert i samarbeid med NODA – nordnorsk Design- og Arkitektkurssenter og Halogen AS. Ved hjelp av visualisering har hjemmetjenesten opparbeidet seg ny kunnskap, om fremtidige arbeidsformer, som kan bidra til en bedre og riktigere tjeneste for både ansatte og pasienter.

Metodikken – tjenestedesign

Tjenestedesign kan forklares som samskaping, og er en måte å utvikle tjenester på, der brukeren settes i sentrum og involveres igjennom hele prosessen. I kurset med NODA og Halogen AS, samarbeidet geriatrisk sykepleier Kine Elisabeth Nordmo-Stykket og seksjonsleder for hjemmetjenester i Tromsø kommune Annie Skoglund, for å kartlegge dagens arbeidssituasjon. Med seg i prosjektarbeidet hadde de grafisk designer Tor Åge Vorren ved Røst kommunikasjon.

– I helse og omsorg er tjenestene så komplekse, at det har vært vanskelig for oss å kartlegge hva som bør endres, og ikke minst hvordan dette bør gjøres. Derfor var det et friskt pust å arbeide med en grafisk designer, som ser tjenestene våre på en helt annen måte. Han har klart å løfte oss til en bedre forståelse, forteller Skoglund.

Hvordan kan grafiske designere i det hele tatt forstå den sektoren som dere arbeider i?

– Det som viste seg å være helt genialt, var at vi sammen kunne evaluere pasientreisen i arbeidsgruppe med alle lederne i hjemmetjenesten. På denne måten fikk vi et innblikk i hvordan pasientene opplever møtet med Tromsø kommune. Det viste seg at Tor Åge kunne hjelpe oss med å visualisere denne prosessen, tilføyer Skoglund.

Den viktige samhandlingen

Som en del av kartleggingen hospiterte Tor Åge Vorren ved Heracleum bo- og servicesenter. Det han observerte var at deler av arbeidet virket uoversiktlig og stressende for den ansatte, noe som angivelig påvirker både tillit og trygghet.  
 
På bakgrunn av dette, besluttet prosjektgruppen å ha en skjerm på rommet til pasientene, som skulle fungere som en samhandling mellom pasient og den ansatte. Dette ble senere forsøkt ute i hjemmetjenesten. Skjermen viste en enkel oversikt over oppdragene som skulle utføres av den ansatte, og når oppdraget var gjennomført, kunne pasient og ansatt klikke på oppdraget til det lyste grønt (utført oppdrag).   
 
– Konklusjonen min er at tjenestedesign er en essensiell metode for å utvikle prosesser i helsevesenet, mener Tor Åge Vorren.

Annie Skoglund forteller at visualiseringen i pasientreisen førte til at hun selv fikk aha-opplevelser i egen forståelse av tjenesten.

– Det ble så tydelig at vi har et «frontstage» og et «backstage» i hjemmetjenesten. Førstnevnte er kontaktpunktene som kommunen har med innbyggeren, men sistnevnte er Tromsø kommunes apparat og alle involverte aktører. Aha- opplevelsen var rett og slett at vi må skape bedre samhandling mellom «frontstage» og «backstage».

På hvilken måte handler dette om en bevisstgjøring av hvordan dere jobber i dag?

– Ja, det er en bevisstgjøring av eget arbeid, som får oss til å tenke på systemet som en helhet i større grad enn det vi har gjort tidligere, forklarer Skoglund.

Forbedringsmuligheter

Etter kartlegging og evaluering, ble det også tydeligere for Kine Elisabeth Nordmo-Stykket og Annie Skoglund hva som kanskje er den aller største utfordringen i utviklingen av tillit og trygghet mellom den ansatte og pasient.

– Det mest foruroligende er det som skjer idet vi får inn en ny pasient. Aller først møtes pasient, pårørende og hjemmetjenesten i et første møte. Når dagen kommer da vi skal levere tjenesten, er det slett ikke sikkert at den samme fagpersonen som besøker pasient, er den samme som den som representerte hjemmetjenesten i møtet. Da er det ofte en helt tilfeldig pleier som har fått en rask innføring i pasientens situasjon. Den andre dagen pasient igjen venter besøk, er det mest sannsynlig enda et nytt menneske som kommer inn. Det synes jeg var en skikkelig aha-opplevelse, forteller seksjonsleder Skoglund.  

Pilotering av ny arbeidsmåte

Etter at kurset var avsluttet, ble Tromsø kommune tildelt 20 000 kroner i stipend av Halogen AS for sitt prosjektarbeid. For kommunen innebærer dette 10 timer med profesjonell veiledning innen tjenestedesign.

Fra 1. februar håper Skoglund at piloteringen av en ny arbeidsmåte skal settes ut i livet ved Midtbyen hjemmetjeneste. 

– Det er vesentlig at vi klarer å ha en mer systematisk tilnærming i starten. Vi trenger en pasientkoordinator i hver avdeling. Det kan sikre en god start for både den ansatte og pasient, sier Skoglund.

Den overordnete målsettingen for framtidens tjeneste, er å organisere tjenestene på en slik måte at kommunen kan gi bedre og riktigere tjenester for mindre utgifter.
–  Vi skal nå arbeide mer tverrfaglig, noe som kommer til å føre til mindre rapportering på tvers i organisasjonen. Dette innebærer blant annet forenkling og mer samarbeid på tvers av yrkesgrupper. Jeg tror også at det kommer til å påvirke tjenestens effektivitet, utdyper seksjonslederen.


https://www.tromso.kommune.no/...